extension du contenu des bases de données

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extension du contenu des bases de données

Message non lupar Papou22 » Ven 18 Jan 2019 10:03

Bonjour,

Je fréquente les archives ADN depuis plusieurs années, et je constate que son contenu évolue peu. Pour beaucoup de communes, le respect de la confidentialité va bien au-delà des 75 ans réglementaires, et on en est souvent maintenant à près de 110 ans, ce qui est vraiment très préjudiciable aux recherches généalogiques. Au niveau recensement, on ne dispose que de celui de 1906, alors que les archives d'autres départements en proposent d'autres.
Est-il possible de connaître ce qui est prévu dans les mois à venir pour étendre le contenu des bases de données?

Cordialement
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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar AdN_mod_NT » Ven 18 Jan 2019 17:29

Bonjour,

Votre question porte sur deux types de documents : l'état civil d'une part et les recensements d'autre part.

A chaque début d'année, sans que nous ne le fassions savoir médiatiquement tambours battants, nous nous efforçons de mettre en ligne les mises à jour de documents d'état civil, dans le respect des délais légaux de diffusion. Ainsi, tout registre contenant des naissances est soumis dans son ensemble au délai de diffusion de 100 ans, même s'il peut contenir par ailleurs des actes de mariage ou de décès. Si vous avez des exemples de communes dont les derniers actes de naissance sont au delà de 100 ans, merci de nous en faire part ; il y a peut-être une explication qui le justifie. Nous ne sommes toutefois pas à l'abri d'oublis ou d'erreurs de traitement.

Pour ce qui est des recensements, le département du Nord n'est pas à comparer aux autres départements. Pour des raisons qui ne sont pas de notre fait, ces fonds sont très lacunaires ; il s'avère que le recensement de 1906 est le seul qui soit presque complet : c'est la raison de sa seule diffusion (pour l'instant) sur notre site Internet. Pour les années de 1901 à 1975 (sauf 1906), nous n’avons que 27 % des recensements, et pour les années antérieures à 1900, ce taux tombe à 6 % seulement. Nous nous interrogeons souvent sur la pertinence de leur mise en ligne, qui susciterait plus de questions et de réclamations que de recherches fructueuses. Mais ce choix n'est peut-être pas définitif...

De manière plus générale, il faut comprendre que les opérations de numérisation et leur mise en ligne sont à l'échelle de la démographie actuelle et historique de notre département. Avec ses 2,6 millions d'habitants, le département du Nord représente 4 à 5 fois la population d'un département moyen. Le moindre fonds est ainsi 4 à 5 fois plus volumineux que le même fonds d'un autre département, engendrant par conséquence directe des coûts et des durées de gestion 4 à 5 fois supérieurs.

Votre impression personnelle de contenu "qui évolue peu" est sans doute votre ressenti légitime, mais elle mériterait d'être reconsidérée avec compréhension face à ce contexte.

Cordialement,
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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar Papou22 » Sam 19 Jan 2019 12:13

Bonjour,

Je vous remercie d'avoir pris le temps de répondre avec précision à mon message. Je reconnais et je salue le travail fait par les archives du Nord, qu'il est bien entendu toujours possible d'améliorer ou de compléter. C'était le sens de mon message.

Concernant les actes d'état civil, je fais les constats suivants pour 3 communes, ce qui n'est pas exhaustif. Pour ces trois communes, je constate que les actes de naissance, de mariage et de décès sont dans des registres séparés, ce qui permet de gérer les délais différents pour chacun des types d’actes.
Je pourrais poursuivre pour d'autres communes qui m’intéressent dans un second temps.

Si j’ai bien noté, les limites imposées par la loi sont de 100 ans pour les naissances, 75 ans pour les mariages, et 25 ans pour les décès

Flines-les -Râches :

Actes de naissance disponibles jusqu’en 1915. Il manque 3 ans jusqu’en 1918. C'est acceptable
Actes de mariages disponibles jusqu’en 1928. Il manque 15 ans jusqu’en 1943
Actes de décès disponibles jusqu’en 1928. Il manque 65 ans jusqu’en 1993

Coutiches :

Actes de naissance disponibles jusqu’en 1905. Il manque 13 ans jusqu’en 1918
Actes de mariages disponibles jusqu’en 1925. Il manque 18 ans jusqu’en 1943
Actes de décès disponibles jusqu’en 1925. Il manque 68 ans jusqu’en 1993

Orchies :

Actes de naissance disponibles jusqu’en 1908. Il manque 10 ans jusqu’en 1918
Actes de mariages disponibles jusqu’à 1940. Il manque 3 ans jusqu’en 1943. C'est acceptable
Actes de décès disponibles jusqu’en 1940. Il manque 53 ans jusqu’en 1993

Concernant les recensements, je comprends vos réserves, mais c’est dommage de ne pas faire profiter ceux qui seraient intéressés par les communes dont vous possédez le recensement. Je pense qu’un petit mot explicatif à l’intention de ceux concernés par les recensements que vous ne possédez pas, devrait limiter leur frustration.

Encore merci.

Cordialement
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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar AdN_mod_NT » Lun 21 Jan 2019 13:06

Bonjour,

Reprenons vos 3 exemples, qui ne sont en effet pas exhaustifs, mais qui sont tout-à-fait révélateurs de votre demande :

Flines-les -Râches :

Actes de naissance disponibles jusqu’en 1915. Il manque 3 ans jusqu’en 1918. C'est acceptable
Actes de mariages disponibles jusqu’en 1928. Il manque 15 ans jusqu’en 1943
Actes de décès disponibles jusqu’en 1928. Il manque 65 ans jusqu’en 1993


notre réponse :
N : le registre 1916-1928 ne sera diffusable que le 01/01/2029 (règle des 100 ans applicable au registre dans son ensemble)
M et D : le service versant ne nous a pas versé au delà de 1928 pour cette commune (nous ne pouvons pas diffuser ce que nous n'avons pas).


Coutiches :

Actes de naissance disponibles jusqu’en 1905. Il manque 13 ans jusqu’en 1918
Actes de mariages disponibles jusqu’en 1925. Il manque 18 ans jusqu’en 1943
Actes de décès disponibles jusqu’en 1925. Il manque 68 ans jusqu’en 1993


notre réponse :
N : le registre 1906-1925 ne sera donc diffusable que le 01/01/2026
M et D : le service versant ne nous a pas versé au delà de 1925 pour cette commune...


Orchies :

Actes de naissance disponibles jusqu’en 1908. Il manque 10 ans jusqu’en 1918
Actes de mariages disponibles jusqu’à 1940. Il manque 3 ans jusqu’en 1943. C'est acceptable
Actes de décès disponibles jusqu’en 1940. Il manque 53 ans jusqu’en 1993


notre réponse :
N : le registre 1909-1920 ne sera diffusable que le 01/01/2021
N : le registre 1921-1929 idem le 01/01/2030
N : le registre 1930 1940 idem le 01/01/2041

M : le service versant ne nous a pas versé au delà de 1940...
D : idem

De plus, il faut savoir que c'est le Tribunal de Grande Instance (TGI) (= le service versant) qui conserve par devers lui l'exemplaire de l'état civil destiné à être versé aux Archives départementales. Ces documents ne nous sont versés qu'au fur et à mesure par petites tranches de quelques années tout au plus.
A ce jour, la période moyenne se situe aux alentours de 1939-1941, avec des irrégularités selon les communes (exemple : Coutiches pour laquelle nous n'avons pas les M et D au delà de 1925, le versement viendra un jour...).
Ne croyez surtout pas que nous conservons l'état civil jusqu'en 2018 : les Archives départementales ne sont pas un service d'état civil.


Vous voyez ainsi que vos exemples pris je suppose au hasard de vos observations trouvent des explications objectives et rationnelles. Nous gageons que d'autres exemples pourraient également être justifiés de façon analogue. Mais nous ne sommes pas à l'abri d'erreurs ou d'oublis.


A toutes fins utiles, vous pouvez consulter le fichier suivant :

http://archivesdepartementales.lenord.f ... E_2018.pdf

qui liste les documents que nous possédons.

Cordialement,
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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar Papou22 » Lun 21 Jan 2019 13:41

Bonjour,

Merci pour vos explications, qui m'aident à mieux comprendre la gestion des archives d'état civil par ADN, qui dépend fortement de l'implication et des actions du TGI et des communes.

Toutefois, je trouve dommage qu'il faille attendre l'autorisation de diffusion de la dernière année d'un registre de 10 ans, pour avoir accès aux actes de la première année de ce registre, qui normalement étaient diffusables 10 ans plus tôt. Ne serait-il pas possible de numériser l'ensemble d'un registre puis d'autoriser de façon glissante l’accès année par année au fur à mesure du déblocage de l’autorisation. A priori, cela peut apparaître comme une opération très lourde, mais cela peut je pense être automatisé au niveau informatique.

Par ailleurs, et cela ne met pas en cause les ADN, je trouve également dommage que le TGI et les communes ne respectent pas mieux les délais légaux qui constituent déjà pour nous particuliers à la recherche de leur généalogie une forte contrainte.

Encore merci.

Cordialement
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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar Papou22 » Dim 27 Jan 2019 12:45

Bonjour,

Les droits d'accès en ligne aux registres d'état civil conduisent quand même à certaines situations incompréhensibles pour l'utilisateur que je suis.

L'accès au registre des décès 1908-1920 de la commune d'Orchies est autorisé. J'y trouve en 1915 le décès d'un enfant membre de ma famille, né en 1914, avec toutes les informations concernant ses parents et sa date de naissance. Je ne puis cependant pas accéder à son acte de naissance car l'accès aux actes de naissance postérieurs à 1908, n'est pas autorisé!

Par ailleurs pour revenir sur votre réponse au message précédent, je suis quand même étonné que le reversement des registres aux archives par le TGI et les communes soit laissé au bon vouloir de ceux-çi et qu'il n'y ait pas automaticité, et relance en cas de non respect.

Cordialement
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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar AdN_mod_NT » Mer 6 Fév 2019 09:59

Bonjour,

Afin d'apporter quelques précisions en conclusion de cet échange, le cadre de cette discussion est une bonne occasion de rappeler brièvement les règles de diffusabilité sur Internet des archives numérisées.

Il faut distinguer deux types de documents :

- les documents administratifs, pour lesquels les règles de diffusabilité sont établies par le Décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018,
- les documents de nature juridictionnelle (tels que les documents d'état civil ou notariaux), pour lesquels Les règles demeurent celles qui ont été fixées par l'Autorisation unique n° 029 (AU 029) du 12 avril 2012 de la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Extrait de l'Autorisation unique N° 29, portant sur les délais de mise en ligne des registres d'état civil :

(...) Est (donc) autorisée la mise en ligne de documents d'archives dans les conditions de délais suivantes :
• Les actes de naissance publiés sur Internet 75 ans à compter de la clôture du registre des actes, ne peuvent l'être qu'après occultation de toutes les mentions marginales sur l'image numérique de l'acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu'à compter de l'expiration d'une durée de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance.
• Les actes de mariage et décès peuvent être publiés sur Internet respectivement 75 ans à compter de la clôture des registres d'actes de mariage et 25 ans à compter de la clôture des registres d'actes de décès sans occultation des mentions marginales.
• Les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel sont publiées sur Internet à l'expiration d'un délai de 100 ans à compter de la date du document.


Nous insistons sur les termes : "(...) à compter de la clôture du registre des actes (...)". Cela explique pourquoi un registre dans son intégralité demeure non-diffusable avant le 1er janvier de l'année suivant celle de sa clôture, quelle que soit la nature et l'antériorité des autres actes contenus dans ce registre.

Nous pensons également devoir préciser qu'il ne saurait être question d'occulter les mentions marginales (pour des raisons évidentes de faisabilité et de moyens techniques requis), et que les délais sont donc à considérer dans leur limite maximum.

Enfin, concernant le versement aux Archives départementales par les TGI des registres d'état civil et tables décennales, la réglementation relative aux archives de ces juridictions prévoit une durée de conservation par le Tribunal de 75 ans avant versement aux Archives départementales à compter de leur clôture. La mise en oeuvre des versements doit ainsi tenir compte de la façon dont ces documents sont matériellement reliés : c'est la date de clôture (donc la date la plus proche) qui retarde le moment du versement.

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Re: extension du contenu des bases de données

Message non lupar Papou22 » Mar 12 Fév 2019 18:11

Bonjour,

Je vous remercie d'avoir pris le temps d'expliquer dans le détail les lois et les règles de mise en ligne des archives d'état civil auxquelles vous êtes tenus de vous conformer.

Votre responsabilité est donc dégagée et on ne peut pas vous faire grief d'appliquer les lois et règles. Ce qui suit ne s'adresse donc pas directement à vous, c'est plutôt un commentaire que tout cela m'inspire.

Je comprends tout à fait qu'il soit nécessaire d'édicter des lois et des règles pour protéger la vie privée des citoyens. Ce que je ne comprends pas, c'est qu'il y ait deux poids et deux mesures, les lois et règles étant beaucoup plus souples lors d'une consultation sur place, ce qui conduit à pénaliser dans leurs recherches généalogiques familiales les personnes habitant loin des archives. Il est bien évident que des personnes mal intentionnés à la recherche d'informations "croustillantes" concernant la généalogie d'un tel ou d'un tel, ont les moyens de se déplacer aux archives ou d'envoyer un émissaire rémunéré.

Cordialement
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